Sekretesspolicy

1. e-Boks som personuppgiftsansvarig

2. Kategorier av registrerade, typer av personuppgifter, ändamål, rättslig grund för behandling

3. Mottagare eller kategorier av mottagare

4. Överföring till mottagare i tredjeland, däribland internationella organisationer

5. Lagring av dina personuppgifter

6. Dina rättigheter

7. Ändringar i sekretesspolicyn

1. e-Boks som personuppgiftsansvarig

Denna sekretesspolicy förklarar hur e-Boks, i egenskap av personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter om dig som

är privat slutanvändare som har en digital brevlåda och som tar emot digitala meddelanden (”privata slutanvändare”)
är anställd i ett företag som har en digital brevlåda och som tar emot digitala meddelanden (”slutanvändarföretag”)
är anställd av ett företag eller en myndighet som skickar post till Privata slutanvändare och/eller Slutanvändarföretag (”Avsändarkunder”)
är mottagare av nyhetsbrev eller deltagare i ett webbinarium
deltar i ett evenemang
deltar i en användarundersökning
är kontaktperson hos en av e-Boks samarbetspartner.

Observera att e-Boks inte är personuppgiftsansvarig för innehållet i den digitala brevlådan, däribland meddelanden från/till Privata slutanvändare eller Slutanvändarföretag. e-Boks är därför inte personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas, lagras och visas i den digitala brevlådan. e-Boks är således endast personuppgiftsansvarig för information i samband med administrationen av den digitala brevlådan, däribland exempelvis inloggningsuppgifter och information om aktiviteter i din digitala brevlåda – se beskrivningen nedan.

1.1 Innehåll i digital brevlåda för företag

Som slutanvändare är företaget personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas och lagras i företagets digitala brevlåda och e-Boks är personuppgiftsbiträde för företaget. e-Boks agerar enligt instruktionerna från företaget och förhållandet regleras i enlighet med artikel 28 i dataskyddsförordningen, däribland användarvillkoren för företag. Om ni som företag har frågor om innehållet i er digitala brevlåda kan ni kontakta avsändaren, t.ex. en myndighet eller ett företag som har skickat meddelandena till er.

1.2 Innehåll i digital brevlåda för privatpersoner

Innehållet, dvs. meddelandena, i en privat slutanvändares digitala brevlåda omfattas inte av dataskyddsförordningen, eftersom behandlingen sker som en del av den privata slutanvändarens rent privata aktiviteter. e-Boks är därför varken personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifter i meddelanden i Privata slutanvändares digitala brevlådor. Förhållandet mellan e-Boks och privata slutanvändare regleras av användarvillkoren för privata slutanvändare. Om du som privat slutanvändare har frågor om innehållet i din digitala brevlåda kan du kontakta avsändaren, t.ex. en myndighet eller ett företag som har skickat meddelandena till dig.

1.3 Hur kontaktar du oss?

Du är alltid välkommen att kontakta oss eller vårt dataskyddsombud om du har några frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter.

e-Boks kontaktuppgifter är följande:

e-Boks Nordic A/S
Hans Bekkevolds Allé 7
DK-2900 Hellerup, Danmark

Organisationsnummer (CVR) 25674154

Telefon: +45 70 21 24 00

Du har också möjlighet att kontakta vårt dataskyddsombud (DPO) om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter via e-post DPO-team@e-boks.dk eller telefon +45 70 21 24 00.

2. Kategorier av registrerade, typer av personuppgifter, ändamål och rättslig grund för behandling

2.1 Privata slutanvändare

I samband med administrationen av den digitala brevlådan och den kommersiella visningsklienten behandlar e-Boks i egenskap av personuppgiftsansvarig ett antal allmänna personuppgifter om dig, såsom:

inloggningsuppgifter
uppgifter som du själv har angett i våra system, t.ex. betalningsinformation och information i samband med förfrågningar om supporthjälp
information om din kommunikation med e-Boks
information om aktiviteter i din digitala brevlåda
kontaktuppgifter, inklusive namn, e-postadress, adress
övriga identifierande uppgifter, bland annat personnummer
information om operativsystemet på din dator och mobila enhet, inklusive den valda webbläsaren och IP-adressen.

e-Boks behandlar dina personuppgifter som en del av sin verksamhet, bland annat

för att kunna tillhandahålla e-Boks tjänster/produkter
för administrativa ändamål, däribland kommunikation med Avsändarkunder, slutanvändare och andra intressenter osv.
för att kunna ge support
för anonymiserad statistik och analys
för produktutveckling och förbättring av e-Boks tjänster.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

Vi behandlar ditt personnummer på grundval av ditt föregående samtycke, jfr. § 10 i dataskyddslagen och jfr. artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen, eftersom det är nödvändigt för att kunna administrera din digitala brevlåda, däribland att se till att din post hamnar hos dig.
När du registrerade dig accepterade du våra användarvillkor och vår behandling av dina personuppgifter är därför också nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig, jfr. artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen. Det gäller bland annat dina inloggningsuppgifter, användarnummer, digital signatur, uppgifter som du själv har angett i våra system, identifierings- och kontaktuppgifter, uppgifter om kommunikation i din e-Boks och aktiviteter i din digitala brevlåda.
Under specifika omständigheter kan vi behandla uppgifter för att tillgodose ett legitimt intresse, jfr. artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Legitima intressen som motiverar behandling kan bl.a. innefatta att förbättra våra tjänster, svara på dina förfrågningar eller liknande.

2.2 Kontaktpersoner/medarbetare hos företag som har en digital brevlåda (Slutanvändarföretag)

e-Boks behandlar ett antal allmänna personuppgifter om dig, bland annat

namn
information om vem din arbetsgivare är (företaget som har en digital brevlåda)
kontaktuppgifter, däribland e-post och telefonnummer.
information om aktiviteter i företagets digitala brevlåda
inloggningsuppgifter
information om operativsystemet på din dator och mobila enhet, inklusive den valda webbläsaren och IP-adressen.

e-Boks behandlar dina personuppgifter som en del av sin verksamhet, bland annat

för att kunna tillhandahålla e-Boks tjänster/produkter till din arbetsgivare
för administrativa ändamål, däribland kommunikation med din arbetsgivare
för att kunna ge support
för anonymiserad statistik och analys
för produktutveckling och förbättring av e-Boks tjänster.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

Om du är kontaktperson hos ett företag som är kund hos oss behandlar vi dina kontaktuppgifter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra avtalet med det företag där du är anställd, däribland i syfte att tillhandahålla våra tjänster, administrativa ändamål i samband med detta, support, och förbättring av e-Boks tjänster, jfr. artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen.
I vissa fall är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet som åläggs e-Boks, t.ex. i samband med lagring av bokföringsmaterial i enlighet med den danska bokföringslagen. I sådana fall är den rättsliga grunden artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.

2.3 Kontaktpersoner/medarbetare hos Avsändarkunder

e-Boks behandlar ett antal allmänna personuppgifter om dig som anställd av ett företag eller en myndighet som skickar post till Privata slutanvändare och/eller Slutanvändarföretag, bland annat:

namn
information om vem din arbetsgivare är (företaget/myndighet som skickar posten)
kontaktuppgifter, däribland e-post och telefonnummer.

e-Boks behandlar dina personuppgifter som en del av sin verksamhet, bland annat

för att kunna tillhandahålla e-Boks tjänster/produkter till din arbetsgivare
för administrativa ändamål, däribland kommunikation med din arbetsgivare
för att kunna ge support.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

Om du är kontaktperson hos ett företag/en myndighet som skickar post med hjälp av våra tjänster, behandlar vi dina kontaktuppgifter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra avtalet med det företag/den myndighet där du är anställd, däribland i syfte att tillhandahålla våra tjänster, administrativa ändamål i samband med detta och support, jfr. artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen.
I vissa fall är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet som åläggs e-Boks, t.ex. i samband med lagring av bokföringsmaterial i enlighet med den danska bokföringslagen. I sådana fall är den rättsliga grunden artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.

2.4 Mottagare av nyhetsbrev och deltagare i webbinarier

Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev behandlar vi följande personuppgifter om dig för att kunna skicka nyhetsbrev till dig:

namn
e-post

Om du tar emot vårt nyhetsbrev Digital Dialog behandlar vi dessutom följande personuppgifter om dig för att kunna skicka nyhetsbrev till dig:

information om vilken bransch/sektor du arbetar inom.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

Ditt samtycke, jfr. artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen i förening med § 19.1 i marknadsföringslagen.

Om du har anmält dig till ett webbinarium behandlar e-Boks följande personuppgifter om dig för att administrera och följa upp webbinariet, däribland för att marknadsföra egna och samarbetspartners produkter och tjänster:

namn
e-post
information om din arbetsgivare
information om din position
information om vilket/vilka webbinarier du har deltagit i.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

Ditt samtycke, jfr. artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen i förening med § 19.1 i marknadsföringslagen.

2.5 Deltagare i evenemang

Om du ska delta i något av våra evenemang behandlar e-Boks följande personuppgifter om dig för att administrera och följa upp evenemanget, däribland för att marknadsföra egna och samarbetspartners produkter och tjänster:

namn
e-post
information om din arbetsgivare
information om din position
information om vilket/vilka evenemang du har deltagit i.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

Ditt samtycke, jfr. artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen i förening med § 19.1 i marknadsföringslagen.

2.6 Deltagare i användarundersökningar

Om du samtycker till att delta i en användarundersökning registrerar vi följande personuppgifter om dig för att kunna genomföra undersökningen och i slutändan utveckla och optimera våra produkter och tjänster:

namn
e-post
information om din arbetsgivare
information om din position
information om huruvida du är användare av e-Boks produkter och tjänster och i så fall vilka
dina svar och feedback i användarundersökningen, som varierar beroende på den specifika användarundersökningen och dess syfte.

e-Boks behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

e-Boks berättigade intresse av att genomföra nöjdhetsundersökningar samt utveckla och optimera produkter och tjänster, jfr. artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Om det är specifikt nödvändigt för att genomföra undersökningen kommer e-Boks att inhämta ditt samtycke, jfr. 6.1 a i dataskyddsförordningen.

2.7 Kontaktpersoner hos samarbetspartner

Som kontaktperson hos leverantörer, affärskontakter eller andra samarbetspartner behandlar e-Boks följande personuppgifter om dig när du kommunicerar med oss, t.ex. i samband med e-Boks avtalsförhållande med det företag eller den myndighet där du är anställd, i samband med ingående eller uppsägning av avtal, eller om du, på uppdrag av det företag eller den myndighet som du är anställd av, använder dig av vårt kontaktformulär online för att kommunicera med oss:

namn
information om vem din arbetsgivare är
kontaktuppgifter, däribland e-post och telefonnummer
befattning
arbetsplats.

e-Boks behandlar personuppgifter om dig som en del av sin verksamhet, bland annat

för att kunna tillhandahålla e-Boks tjänster/produkter till din arbetsgivare
för administrativa ändamål, däribland kommunikation med din arbetsgivare om samarbetet eller ingående eller avslutande av ett samarbete.

e-Boks behandlar personuppgifter om dig baserat på följande rättsliga grunder:

Om du är kontaktperson hos en samarbetspartner eller potentiell framtida samarbetspartner behandlar vi dina kontaktuppgifter för att fullfölja vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med våra samarbetspartner, däribland om ingående av avtal och fullgörande av avtal, jfr. artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. De berättigade intressen som e-Boks eftersträvar är uppfyllande av våra avtalsförpliktelser, underhåll och förstärkning av vår samarbetsrelation, fakturering av de tjänster som tillhandahålls av det företag/den myndighet du är anställd av och vice versa samt dokumentationsöverväganden.
I vissa fall är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet som åläggs e-Boks, t.ex. i samband med lagring av bokföringsmaterial i enlighet med den danska bokföringslagen. I sådana fall är den rättsliga grunden artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.

3. Mottagare eller kategorier av mottagare

e-Boks behandlar dina personuppgifter konfidentiellt, men vi kan komma att lämna ut dem till följande tredje parter:

koncernföretag
myndigheter och företag som är registrerade avsändare
e-Boks samarbetspartner, t.ex. när det är nödvändigt för att tillhandahålla en e-Boks Plus-tjänst eller för att skicka marknadsföring om produkter och tjänster till dig.

Utlämning sker alltid i enlighet med tillämplig lagstiftning, och mottagarna har rättslig skyldighet att behandla dina personuppgifter säkert och konfidentiellt.

Utlämnande till koncernrelaterade bolag sker på grundval av vårt berättigade intresse av att kunna dela sådan information internt inom koncernen och alltid endast när det bedöms vara specifikt nödvändigt, jfr. artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen.

Vi lämnar ut dina personuppgifter till registrerade sändande myndigheter och företag då det är nödvändigt för att uppfylla vårt avtal med dig för att tillhandahålla våra tjänster till dig, jfr. artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

Utlämnande till samarbetspartner i syfte att tillhandahålla en e-Boks Plus-tjänst baseras på ditt samtycke, jfr. 6.1 a i dataskyddsförordningen eller (när det gäller personnummer) jfr. § 10 i dataskyddslagen och artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen. Utlämnande till samarbetspartner för marknadsföringsändamål, t.ex. som uppföljning efter ett webbinarium eller evenemang, baseras motsvarande på ditt samtycke, jfr. 6.1 a i dataskyddsförordningen, i förening med § 10 i dataskyddslagen. Du kommer alltid att informeras om vilken information som lämnas ut innan du samtycker till utlämnandet.

I vissa situationer kan brottsbekämpande myndigheter kräva att e-Boks lämnar ut personuppgifter om privata slutanvändare. Sådant utlämnande sker i syfte att uppfylla en rättslig skyldighet enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.

Vi lämnar även ut dina personuppgifter till it-leverantörer och tredje parter som behandlar dina uppgifter för vår räkning (personuppgiftsbiträden), däribland till exempel hosting och utskick av nyhetsbrev. Dessa parter behandlar dina personuppgifter enligt våra instruktioner och kan därför inte behandla dina personuppgifter för egna ändamål.

4. Överföring till mottagare i tredjeland, däribland internationella organisationer

Dina personuppgifter kan överföras till tredjeland, dvs. länder utanför EU/EES, t.ex. i samband med användning av personuppgiftsbiträden som är placerade i tredjeland eller som anlitar underleverantörer i tredjeland. Om vi överför dina personuppgifter till mottagare i tredjeland säkerställer vi i förväg att överföringen sker i enlighet med den vid varje tidpunkt gällande dataskyddslagstiftningen. Detta innebär att en mottagare av dina personuppgifter som inte har sin hemvist inom EU/EES ska säkerställa en adekvat skyddsnivå, t.ex. genom att ingå ett avtal med e-Boks om användning av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller genom att certifieras enligt en erkänd överföringsmekanism som ger ett adekvat skydd. I den mån ytterligare skyddsåtgärder anses specifikt nödvändiga kommer de att upprättas före överföringen. Du kan få ytterligare information om den specifika överföringsgrunden via ovanstående kontaktuppgifter.

5. Lagring av dina personuppgifter

Vi lagrar bara dina personuppgifter så länge som behövs för att uppfylla de ändamål som beskrivs ovan och/eller som krävs enligt tillämplig lagstiftning.

Privata slutanvändare:

Kontot (namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer, användarnummer) raderas när användaren själv raderar sitt konto eller när användaren har varit inaktiv i 10 år (dvs. genom att ingen inloggning gjorts på 10 år och genom att ingen post skickats eller mottagits på 10 år).
Kontot raderas även om en närstående kontaktar e-Boks och slutanvändaren varit registrerad som avliden i 5 år.

Kontaktpersoner/medarbetare hos företag som har en digital brevlåda:

Företagets konto, däribland dina personuppgifter, raderas när företaget själv raderar sitt konto eller när företaget har varit inaktivt i 10 år (dvs. genom att ingen inloggning gjorts på 10 år och genom att ingen post skickats eller mottagits på 10 år).
Om dina personuppgifter ingår i e-Boks bokföringsmaterial, t.ex. i samband med fakturering, sparas dina personuppgifter i 5 år från utgången av det räkenskapsår som bokföringsmaterialet avser. Syftet med detta är att uppfylla våra rättsliga skyldigheter enligt den danska bokföringslagen, jfr. art. 6.1 c i dataskyddsförordningen.

Kontaktpersoner/medarbetare hos Avsändarkunder:

Personuppgifter om kontaktpersoner raderas när de inte längre är nödvändiga att lagra i syfte att dokumentera korrespondens med avsändarkunden. Personuppgifter som är kopplade till användningen av avsändarkundens konto raderas när avsändarkunden själv raderar informationen, eller 5 år efter att avtalet har avslutats.
Om dina personuppgifter ingår i e-Boks bokföringsmaterial, t.ex. i samband med fakturering, sparas dina personuppgifter i 5 år från utgången av det räkenskapsår som bokföringsmaterialet avser. Syftet med detta är att uppfylla våra rättsliga skyldigheter enligt den danska bokföringslagen, jfr. art. 6.1 c i dataskyddsförordningen.

Mottagare av nyhetsbrev och deltagare i webbinarier:

Personuppgifter kopplade till din nyhetsbrevsprofil lagras till dess du återkallar ditt samtycke och inte längre vill få nyhetsbrev från oss.
Personuppgifter kopplade till ditt deltagande i ett webbinarium lagras till dess webbinariet har hållits och eventuella uppföljande frågor har besvarats. Ditt samtycke till att ta emot marknadsföring som du lämnar i samband med din anmälan till webbinariet lagras till dess du återkallar ditt samtycke.

Deltagare i evenemang:

Personuppgifter kopplade till ditt deltagande i evenemang lagras till dess evenemanget hålls och under en period därefter för uppföljning. Ditt samtycke till att ta emot marknadsföring som du lämnar i samband med din anmälan till evenemanget lagras till dess du återkallar ditt samtycke.

Deltagare i användarundersökningar:

Personuppgifter som du har lämnat i en användarundersökning raderas eller anonymiseras så fort användarundersökningen har slutförts och utvärderats.

Kontaktpersoner hos samarbetspartner:

Vi behandlar personuppgifter om dig så länge e-Boks kommunicerar med dig på grund av att du är kontaktperson hos en samarbetspartner eller potentiell framtida samarbetspartner och upp till 3 år efter avtalsförhållandets upphörande eller till dess dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras.
Om dina personuppgifter ingår i e-Boks bokföringsmaterial, t.ex. i samband med fakturering, sparas dina personuppgifter i 5 år från utgången av det räkenskapsår som bokföringsmaterialet avser. Syftet med detta är att uppfylla våra rättsliga skyldigheter enligt den danska bokföringslagen, jfr. art. 6.1 c i dataskyddsförordningen.

6. Dina rättigheter

Med de begränsningar och undantag som följer av dataskyddsförordningen och den svenska dataskyddslagen har du ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av personuppgifter om dig.

Rätt att få se och ta emot uppgifter (rätt till tillgång)
Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter, däribland utlämnande av en kopia av personuppgifterna, som vi behandlar om dig och i samband med detta också rätt att få ett antal ytterligare uppgifter samt en bekräftelse på att vi behandlar personuppgifter om dig.

Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig själv rättas samt rätt att begära att ofullständiga personuppgifter kompletteras.

Rätt till radering
Du har rätt att under vissa omständigheter begära att få dina personuppgifter raderade, till exempel om behandlingen baseras på ditt uttryckliga samtycke och du återkallar samtycket.

Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter, till exempel i samband med att du bestrider personuppgifternas riktighet.

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter hos oss, särskilt i samband med direktmarknadsföring.

Rätt att överföra information (dataportabilitet)
När vår behandling utförs automatiskt och baseras på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig, har du rätt att begära att få de personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att begära att dessa personuppgifter överförs till ett annat personuppgiftsansvarigt företag, om detta är tekniskt möjligt.

Rätt att inte bli föremål för automatiserade beslut
Du har rätt att begära att inte bli föremål för ett beslut baserat enbart på automatiserad behandling, däribland profilering som kan ge rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig väsentligt.

Rätt att återkalla ditt samtycke
Om du har samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke påverkar detta emellertid inte behandlingen av de personuppgifter som ägde rum före återkallandet av samtycket.

Rätt att klaga
Du har rätt att klaga till den svenska dataskyddsmyndigheten om du inte håller med om hur vi behandlar dina personuppgifter. Den svenska dataskyddsmyndigheten kan kontaktas på www.imy.se. Vi hoppas emellertid att du först kontaktar oss så att vi har möjlighet att svara på dina frågor angående behandlingen av dina personuppgifter.

7. Ändringar i sekretesspolicyn

Denna sekretesspolicy ersätter alla tidigare versioner. Det kommer att bli nödvändigt att uppdatera och ändra denna policy löpande och vi förbehåller oss därför rätten att uppdatera och ändra den. Vid eventuella betydande förändringar kommer vi att meddela dig på www.e-boks.se.

Version 3.1 10/2023